Catarina Dahlöf, landstingsdirektör i Halland. Foto: Martina Thalwitzer

Ledarens svåra roll när IT-planen sjösätts

”Det blir mycket strul”


Vad betyder ledarskapet när IT-omvandlingen inom vård och omsorg ställer gamla arbetssätt på huvudet?
– Allt. Om inte vi som leder är med ”by hart” och sätter målen och förklarar fungerar ingenting, säger Catarina Dahlöf, landstingsdirektör i Halland.

Catarina Dahlöf är med i en debatt på Vitalis om ledarskapets betydelse när IT-stöd införs i vård och omsorg (22 april, block 1, kl 13.30).
Hon är väl insatt i problematiken. Efter fyra år som t f stadsdirektör i Göteborg flyttade hon hösten 2007 till Halmstad och till jobbet som landstingsdirektör.
Hon kom in i ett skede där stora förändringar stod för dörren. Som ett led i den nationella IT-strategin började Landstinget Halland införa ett gemensamt journalsystem.
– Idag är det klart i södra Halland, inklusive länssjukhuset i Halmstad. Vi fortsätter nu i norra Halland, berättar hon.
Men det har inte varit något enkelt jobb.
– Vi hade förberett oss väldigt väl, men ändå inte tillräckligt. Det blir mycket strul och besvärliga situationer, erkänner hon.

Kräver fullt engagemang
Problemen handlar i första hand om det förändrade arbetssättet:
– Det som är svårt för många är att all dokumentation ska följa patientens väg, inte stuprörens väg.
– Symptomen blir ofta att man har synpunkter på det tekniska, att det inte fungerar som det ska. I själva verket handlar missnöjet mera om förändringar av annat slag, om synen på det nya arbetssättet.
I ett sådant kritiskt läge menar Catarina Dahlöf att ledarskapet sätts på prov: det gäller att engagera sig fullt ut och att sätta tydliga mål.
– En god kommunikation betyder allt, säger hon.
– För mig som landstingsdirektör handlar det om att ge ett bra stöd till våra ledare. Och om att kartlägga arbetsprocesser och kommunicera målbilder.

Ett problem som måste överbryggas är att förändringarna ska genomföras mitt i den dagliga stressen.
– Då betyder det mycket att sätta in projektledare som håller i strukturen, säger Catarina.
– De ska gå med och finnas till hands i den dagliga verksamheten. Det är de som ska säga: ”tryck nu på F:et så blir det enklare”.

Mandat att leda
Men hur fri är då din egen roll, som landstingsdirektör? Hur mycket kan du påverka?
– Att starta ett världskrig är inte verkningsfullt. Det gäller att ha alla kompetenser med sig, så att förändringar genomförs i så stor delaktighet som möjligt. Mycket hänger på min förmåga att få alla att dela samma målbild.
– Det känns viktigt att ha en öppen dialog med politikerna. Att få mandat att leda. Jag har en delegation på att jag håller i tjänstemannaledningen: rekrytering, löner, planering, ledning.

Hotellerfarenhet till pass
För henne känns det inte främmande att tala om produktionsplanering, system och nyckeltal. Tvärtom.
– Jag jobbade på hotell tidigare. Då var det nödvändigt att anpassa bemanningen i receptionen efter hur många gäster som förväntades vid olika tidpunkter, berättar hon.
– Samma sak gäller, om än mycket mer komplicerat, inom vården. Det handlar om att beräkna förväntade flöden inom kirurgi, ortopedi, etc. Då ser man också behoven av effektiva IT-stöd för att minska väntetider och undvika flaskhalsar.
Hon ryser när hon ser hur primitivt det fortfarande fungerar på många håll.
– Jag besökte nyligen ett större sjukhus där man sprang upp och ned i trappor med röntgenresultaten. Det är obegripligt i min värld, säger hon.
– Att följa en läkare på en akutmottagning är frustrerande: man tänker ”stackars människa!” Ingen vill ju ha strul på jobbet. Med de IT-stöd som finns idag skulle mycket kunna ske så mycket smidigare.

Vansinnig pappershantering
Ett annat exempel är allt faxande och överlämnande av papper mellan och inom den landstingsstyrda sjukvården och den kommunala omsorgen.
– Det är ju vansinne att skriva ut på papper i en vårdinrättning, skicka pappret och skriva in på nytt i nästa, säger hon.
– Därför är det så viktigt att få med kommunerna i förändringsarbetet: de gamla är ju den dominerande patientgruppen, en smidig överföring av uppgifter är grundläggande för att kunna arbeta rationellt.
För att påverka utvecklingen i rätt riktning vill hon se fler människor i ledande positioner inom vård och omsorg med andra erfarenheter än naturvetenskapliga.
– Läkare och sjuksköterskor har, och ska ha, djupa kunskaper i medicinska frågor, understryker hon.
– Men det är inte säkert att det innebär fallenhet för logistik, organisation och ledarskap. Min erfarenhet är att en blandning av kompetens och erfarenheter i en ledningsgrupp ger bästa resultat.

Unga ställer nya krav
Som ledare ser hon ett annat tungt skäl till att få fungerande, smidiga IT-lösningar inom vård och omsorg: för att rekrytera och behålla nya medarbetare.
– Yngre människor, födda på 70- och 80-talen – facebook-generationen – har svårt att acceptera att jobba i en så strulig arbetsmiljö. ”Varför gör ni så här?” är en naturlig fråga. De äldre accepterar, även om de tycker det är jobbigt.
För Catarina handlar de viktigaste IT-målen om att förstärka patientsäkerheten, att det ska gå snabbare och att kommunikationen med vården ska underlättas.
– Idag är det en självklarhet för de flesta medborgare att kommunicera via nätet inom de flesta samhällssektorer – men inte inom vård och omsorg. Vi måste ta steget mot 24-timmarsmyndighet.
Vilket också öppnar för en ökad insyn.
– Att patienten kan ta del av sin egen journal på ett enkelt sätt är också en generationsfråga. Vi måste få en ökad genomskinlighet i verksamheten.

Regeringen underskattar
De strukturella IT-förändringarna måste förstås lösas på nationell nivå. Catarina har god insyn, sitter med i landstingsdirektörernas nationella beställarledning.
– Regeringen, och kanske vi själva, har underskattat svårigheterna av förändring i vården. Det kräver mer resurser. Dagmar-pengarna, 100 mkr, räcker inte. De borde fördubblas och även avsättas för kommunernas förändring.
– Även förändringstakten är orealistisk. Man har inte insett vidden av problemen. Det förenklas inte precis av att patienterna förutsätter att det redan fungerar så som det en gång är tänkt att fungera…